Планирование деятельности управляющих компаний и ТСЖ

Источник: КГ Лекс

Планирование – это особая функция, которую должны осуществлять в процессе своей деятельности управляющие компании и ТСЖ. Планирование призвано обеспечить координацию действий отдельных подразделений организации и специалистов. Оно отвечает за согласование потребностей управляющей компании (ТСЖ) и их возможностей. Формируя план, управляющая компания/ТСЖ формирует свои потребности в ресурсах (люди, техника и т.д.).

В сущности, в результате планирования мы получаем список заданий, отвечающий на вопросы: «Что?», «Кому?», «Когда?» и «В каких количествах?», который позволяет сосредоточить ресурсы организации на оказании определенных услуг.

Для повышения эффективности деятельности по планированию существуют различные программные средства. Одним из таких средств является информационная система «КУБ: Управление жилыми домами» («КУБ: УЖД»). Эта информационная система представляет собой набор приложений, призванных помочь управляющим компаниям и ТСЖ в решении различных задач, возникающих в процессе их деятельности.

Рассмотрим, какие инструменты содержит «КУБ: УЖД» для организации деятельности по планированию.

На первых этапах работы с информационной системой в нее необходимо занести исходную информацию: об обслуживаемых объектах, предоставляемых услугах и т.д. Эта информация составит основу для планирования деятельности, от ее полноты будет зависеть эффективность дальнейшей работы.

Вначале следует сформировать перечень оказываемых Вашей организацией услуг. Для составления такого перечня используется приложение «Справочник услуг» (рис. 1). В него вносится информация об обязательных (периодических) услугах; дополнительных, а также разовых, оказываемых Вашей организации жильцам в индивидуальном порядке.

Рис. 1. Окно приложения «Справочник услуг»

Используя данное приложение, Вы можете:

• просматривать перечень услуг и их характеристики;
• добавлять в справочник новые услуги и указывать их характеристики;
• редактировать и удалять услуги и их характеристики;
• вызывать внешние справочники, данные из которых используются приложением;
• указывать необходимые примечания по той или иной услуге.

Далее информация заносится в приложение «Типы жилья» (рис. 2), который содержит информацию о типах (категориях) жилых домов обслуживаемой Вашей организацией. Для каждого типа жилья определяется набор характеристик и перечень услуг, входящих в схему его обслуживания.

Рис. 2. Окно приложения «Типы жилья»

С помощью этого приложения можно:

• просматривать перечень типов жилья и их характеристики;
• добавлять, редактировать и удалять типы жилья и их характеристики;
• указывать услуги, входящие в схему обслуживания конкретного типа жилья.

После того как Вы ввели используемые в работе типы (категории) жилых домов, следует назначить (выбрать) периодические услуги для данного типа домов. Для формирования перечня периодических услуг в «КУБ: УЖД» используется справочник «Периодические услуги», который вызывается из приложения «Типы жилья» (рис. 3).

Для назначения услуги для определенной категории домов используется перечень услуг, занесенных ранее в «Справочник услуг», указывается периодичность оказания данной услуги. Например, 1 месяц.

Рис. 3. Окно справочника «Периодические услуги»

В другом приложении «КУБ: УЖД» – «Жилье, объекты жилья» ведется учет объектов жилья, находящихся на обслуживании у Вашей организации (рис. 4). Помимо учета собственно жилых помещений, информационная система предоставляет возможность отображать информацию о таких объектах жилого дома, как крыши, подвалы, стены и т.д. Приложение позволяет вести учет показаний счетчиков, фиксирующих объем предоставленных услуг, а также учет состояния жилых объектов. Все это обеспечит Вам получение достоверной информации для планирования объемов оказания услуг на предстоящий период.

Рис. 4. Окно приложения «Жилье, объекты жилья»

Основой для планирования работ является информация о периодических услугах. Для занесения информации об услугах используется справочник «Учет состояния жилых объектов» (рис. 5). В таблице этого справочника отображается информация о необходимых услугах в разрезе каждого дома: планируемые объем и дата оказания услуги, фактические объем и срок исполнения, а также причина неисполнения (если услуга не была оказана вовремя).

Рис. 5. Окно справочника «Учет состояния жилых объектов»

Используя приложение «Жилье, объекты жилья», Вы сможете:

• просматривать информацию по конкретным объектам жилья;
• добавлять в перечень объектов дома и другие жилые объекты, группируя их в иерархическую структуру;
• редактировать и удалять объекты жилья, а также снабжать их собственными примечаниями;
• заносить значения выбранных характеристик объектов жилья.
• вести учет объектов жилья по видам;
• устанавливать счетчик по конкретной услуге к конкретному объекту жилья и фиксировать показания счетчика;
• в зависимости от типа жилья, по каждому объекту жилья планировать оказание периодических услуг, фиксировать факт их оказания и указывать причины переноса сроков их исполнения.

В ходе работы управляющей компании/ТСЖ часто бывает необходимо уточнить, для каких периодических услуг наступает срок исполнения. Эти данные можно посмотреть в приложении «Требуемые услуги» (рис. 6, 7, 8). Оно предназначено для сбора и обобщения информации о необходимых услугах.

В рабочей области отображается информация по услугам, срок которых наступает в течение выбранного периода (период может быть любым, т.к. он выбирается самим пользователем). Данные основываются на периодичности оказания услуги и дате последнего ее оказания. Каждая позиция содержит:

• название услуги,
• единицу измерения ее объемов,
• значение требуемого объема;
• плановую дату выполнения услуги.

Данные о требуемых услугах можно сгруппировать по датам (рис. 6), по объектам (рис. 7) либо по услугам (рис. 8).

Отличие этого приложения от справочника «Учет состояния жилых объектов» заключается в том, что в нем отображается общий объем всех услуг, которые управляющей компании/ТСЖ необходимо оказать, в зависимости от количества обслуживаемых объектов (справочник «Учет состояния жилых объектов» показывает услуги, назначенные для отдельного объекта жилья).

Рис. 6. Окно приложения «Требуемые услуги» (группировка услуг по датам)

Рис. 7. Окно приложения «Требуемые услуги» (группировка услуг по объектам)

Рис. 8. Окно приложения «Требуемые услуги» (группировка по видам услуг)

На основании информации приложения «Требуемые услуги» у пользователей есть возможность рассчитать экономически обоснованный тариф в соответствующем приложении («Расчет тарифов»).

Таким образом, общий порядок работы с информационной системой «КУБ: УЖД» в целях планирования деятельности таков:

Получить консультации по вопросам эксплуатации и приобретения информационной системы «КУБ: УЖД» Вы можете у специалистов консалтинговой группы «Лекс».

Вернуться к разделу статей