Управление жилыми домами: автоматизация процесса

Источник: КГ Лекс

Реформа ЖКХ, реализация которой идет в России в настоящее время, предполагает усиление конкуренции на рынке жилищно-коммунальных услуг между частными управляющими компаниями. В рыночных условиях получение максимальной прибыли становится основной целью компании, осуществляющей управление многоквартирными домами. При этом необходимо помнить, что достижение этой цели возможно при повышении эффективности деятельности и получении таких преимуществ, которые бы выгодно отличали Вашу управляющую организацию от конкурентов. Одним из наиболее эффективных способов развития конкурентных преимуществ является применение современных информационных технологий. Использование в деятельности управляющей компании информационных технологий повышает качество ведения бизнеса, оказания услуг потребителям, а, следовательно, является одним из аргументов для населения в пользу выбора именно Вашей управляющей организации.

Специалисты консалтинговой группы «Лекс» разработали комплексную информационную систему «КУБ: управление жилыми домами (УЖД)», обеспечивающую автоматизацию функций управления жилым домом на всех стадиях организации этой деятельности.

Система «КУБ: УЖД» представляет собой базу данных, состоящую из нескольких разделов, и набор приложений для работы с ними. Все приложения комплекса можно условно разбить на следующие блоки:

• Блок справочно-нормативных данных. Приложения блока обеспечивают ввод в систему первичной информации.

Занесение достоверной первичной информации является очень важным моментом, так как эта процедура обеспечит надежную и корректную работу системы в дальнейшем. К этому блоку относятся следующие приложения:

• Справочник услуг – используется для ведения перечня услуг, предоставляемых (или предоставлявшихся) управляющей компанией. Каждая услуга связывается с набором характеристик.
• Типы жилья – приложение ведет перечень категорий жилых объектов, находящихся на обслуживании УК. Для каждого типа жилья определяется набор его характеристик и перечень необходимых периодических услуг.
• Жилье – приложение ведет учет домов и его объектов, находящихся на обслуживании управляющей организации (стен, подвалов, крыш и т.д.). Приложение позволяет заносить показания счетчиков, фиксирующих объем потребленных услуг, а также планировать услуги, относящиеся к данному типу жилья.
• Жильцы (физические лица) – приложение ведет учет физических лиц. Жильцы группируются по категориям. Для каждой категории задается набор характеристик (паспортные данные, семейное положение, дата рождения и т.п.), которые предлагаются для заполнения при отнесении жильца к конкретной категории. По каждому жильцу ведется история адресов его прописки (регистрации), а также информация о льготах и субсидиях, которыми он пользуется при оплате услуг.
• Блок учета услуг. Приложения данного блока позволяют учесть объем предоставленных услуг. К блоку относится приложение «Журнал учета отключения услуг»
• Расчетный блок. Приложения блока используются для формирования счетов потребителям услуг, и фиксирования платежей по выставленным счетам. В блок входят приложения:
• Тарифы и услуги
• Расчет тарифов
• Счета
• Аналитический блок. Приложения этого блока позволяют получить общую информацию по выставленным счетам за произвольно выбранный период и выявить задолженности потребителей услуг по выставленным счетам. Приложения блока:
• Информация о счетах
• Должники

Приведем простой пример. Представьте себе здание с множеством закрытых кабинетов внутри него. Люди, заходящие в это здание, могут попасть только в те помещения, от которых у них есть ключ. Аналогично, «КУБ: УЖД» состоит из нескольких приложений, роль ключа в данном случае играет пароль, устанавливаемый для каждого пользователя. С помощью этого «ключа»-пароля каждый специалист получает доступ только к тем приложениям, которые необходимы ему для работы.

Таким образом, работать с программным комплексом могут несколько человек одновременно с разных рабочих мест. Разные пользователи системы отвечают за разные участки работы. Несмотря на то, что разные специалисты пользуются только определенными приложениями, информационная система поддерживает обмен данными между приложениями. Главное требование при такой организации работы – регулярное обновление данных. Программа позволяет делать это нажатием одной кнопки (за счет того, что вся введенная пользователями информации хранится на сервере предприятия).

Информационная система «КУБ: УЖД» поможет Вам:

• вести перечень предоставляемых услуг,
• задавать тарифы на предоставляемые услуги,
• задавать методы расчета по оплате предоставляемых услуг,
• вести учет жилых домов, квартир, подвалов, крыш и т.п., находящихся на обслуживании,
• планировать необходимые мероприятия (ремонты, обустройство двора и т.п.) и рассчитывать новые тарифы с учетом запланированного объема работ,
• вести учет жильцов и их льгот по оплате услуг ЖКХ,
• вести учет контрагентов,
• вест учет договоров на предоставление услуг,
• вести учет фактически предоставленных услуг (отключения/недопоставки),
• формировать счета на оплату предоставленных услуг,
• анализировать информацию по счетам (фактические выплаты, задолженности),
• вести учет должников.

При использовании системы «КУБ: УЖД» каждый специалист получает инструмент, улучшающий работу, которую он умел выполнять и без этого инструмента. Программный продукт добавляет к работе быстроту оформления, точность обработки, оперативность обмена управленческой информацией.

Интерфейс программы (то есть средство связи между пользователем и компьютером) очень прост и удобен. Окно программы состоит из тех же элементов, что и окна знакомых всем приложений (например, MS Word, MS Excel). Работа с окнами приложений осуществляется тоже привычным способом: путем выбора команд в горизонтальном меню либо путем нажатия кнопок-пиктограмм. К тому же каждое приложение информационной системы имеет свои справочные материалы, которые помогут пользователю освоить программу. Следовательно, использование информационной системы «КУБ: УЖД» не требует существенных финансовых и временных затрат на обучение персонала.

«КУБ: УЖД» не предъявляет высоких требований к компьютерному оборудованию пользователей, то есть для установки этой системы приобретение дорогостоящей техники не требуется.

Таким образом, преимуществами описываемой системы являются:

• ясность логики использования продукта, простота ее понимания, освоения персоналом, даже не имеющим специальной подготовки, максимально короткие сроки обучения;
• надежность эксплуатации системы;
• возможность использования недорогой компьютерной техники.

«КУБ: УЖД» представляет собой инструмент, с помощью которого можно автоматизировать рутинные процессы, сделать информацию о состоянии дел управляющей организации более прозрачной, доступ к ней более оперативным.

Главное, что достигается при внедрении комплексной информационной системы, – это согласованность работы всех специалистов и повышение гибкости, оперативности, точности их действий.

«КУБ: УЖД» создаст совершенно новые возможности для повышения эффективности Вашей компании.

Получить более полную и подробную информацию по работе системы, вопросам ее приобретения и установки Вы можете, обратившись к специалистам консалтинговой группы «Лекс».

Вернуться к разделу статей