Оптимистическая стратегия

Источник: www.cre.ru

Со временем расходы на эксплуатацию объекта недвижимости могут быть сопоставимы со стоимостью самого строительства. Неудивительно, что дискуссия на тему оптимизации этих трат сегодня весьма распространенное явление. Мы тоже решили не оставлять эту тему без внимания и с помощью экспертов рынка выяснили, что такое оптимизация, как можно снизить стоимость эксплуатации без ущерба качеству услуг, какие работы считаются самыми дорогими и пр.
 

Оптимизация начинается с определения бюджета и поиска наиболее эффективной схемы управления и эксплуатации объекта недвижимости. Следует отметить, что каждое здание уникально и требует разработки собственной программы оптимизации затрат. Более того, на Западе популярна практика привлечения независимых консультантов, которые могут подобрать наиболее эффективные способы управления и эксплуатации объекта недвижимости. «В последнее время возможность приглашать сторонних консультантов для анализа бизнес­процессов и разработки мер по их оптимизации появилась и у нас. Однако такая услуга недешева – ее стоимость может составлять $40 тыс. и выше», – говорит Ярослав Шувалов, директор отдела управления недвижимостью компании Knight Frank.

Оптимизации можно добиться и на уже работающем объекте – за счет аудита действующей системы управления. «Справедливо утверждение, что если УК добьется расширения линейки услуг и улучшения их качества «за те же деньги» – это тоже оптимизация», – добавляет г­н Шувалов.

Вот типовая структура расходов на эксплуатацию недвижимости, предоставленная группой компаний Facilicom:

• фонд оплаты труда специалистов (включая налоги) – 65–70% (в том числе переаттестация),
• менеджмент на объекте – 7–10%,
• расходные материалы – 8–10%,
• амортизационные отчисления на оборудование, инструменты, спецодежду и пр. – 5–8%,
• накладные расходы, прибыль и пр. – 15–20%

Кроме этого текущие расходы включают:

• расходы на потребление ресурсов электроэнергии, тепла, водоснабжения,
• расходы на периодические субподрядные работы (ТО лифтов, альпинисты и т. п.),
• амортизационные отчисления на капитальный ремонт оборудования и сооружений,
• страхование здания и профессиональной ответственности подрядчиков
• вывоз мусора и снега.

Из приведенной схемы видно, что самая большая статья расходов – заработная плата специалистов. Нетрудно понять, что наиболее затратными становятся те виды услуг, в которых задей­ствовано наибольшее количество персонала. Оптимизировать эти затраты можно несколькими способами. Так, профессионально подобранные современные инженерные системы позволяют экономить на обслуживающем персонале (и, кстати, на энергоресурсах), оптимизация потоков посетителей и арендаторов вкупе с современными средствами безопасности поможет снизить количество постов охраны и администрирования.

Что касается клининговых работ, то здесь многое зависит от критериев качества, которые обговаривают УК и клиент. «Не каждая компания может себе позволить широкий комплекс предоставляемых услуг. В этом смысле под оптимизацией можно понимать все то, что снижает стоимость эксплуатации, а основы для оптимизации затрат – снижение трудоемкости оказания тех или иных услуг. Как бы вы не экономили, основной резерв – в этом», – считает Эдуард Апсит, генеральный директор компании Facilicom.

Но при этом не стоит забывать, что от численности персонала зависит качество предоставляемых услуг. «Теоретически экономить можно на всем, главное понимать и просчитывать, от чего можно отказаться, от чего – нет. В финских офисах порядок на рабочих местах поддерживают сами сотрудники, а основная уборка проводится раз в неделю. Можно выбрать и более интенсивный режим уборки, но это будет гораздо дороже», – заключает Эдуард Апсит.

 

Тендер

Как уже было отмечено, один из способов реальной экономии – профессиональный подход к формированию бюджета на управление объектом недвижимости. В этот период определяются основные критерии качества эксплуатации, оговаривается сумма, которую готов тратить собственник на эксплуатацию, схема взаимоотношений с управляющей компанией и многое другое.

И здесь стоит обратить внимание на нюанс, который имеет непосредственное отношение к вопросу оптимизации затрат, – это грамотная подготовка тендерной документации. «По пальцам можно пересчитать компании, которые профессионально относятся к организации тендера на услуги управляющей компании, – считает Константин Баранов, управляющий партнер Colliers International FM. – Только тщательно разработанный тендерный пакет позволяет оговорить правила игры и заложить основные критерии качества».

«Очень важно, чтобы заказчик и управляющая компания одинаково представляли себе поставленные задачи и ожидания от работы УК на объекте», – рассказывает Анна Деркач, генеральный директор PRAKTIS PFM.

Специалисты акцентируют внимание на том, что в России никто не считает стоимость работ. А ведь эксплуатация крупного объекта требует больших денег. И прежде чем найти идеальную по соотношению цены и качества схему эксплуатации, нужно перебрать десятки вариантов. Экономить можно и нужно. В России же собственник чаще всего стремится снизить стоимость обслуживания до выгодной ему ставки, которая останется неизменной на определенный промежуток времени. «На Западе, в частности в Финляндии, тендер вообще не устраивается до тех пор, пока заказчик не определит, сколько часов необходимо потратить на обслуживание его квадратных метров. И только после этого формируется наиболее эффективная модель управления. Чтобы все это посчитать, существует институт независимых консультантов, которые при строительстве объекта, новом тендере, при реорганизации работы анализируют, рассчитывают наиболее эффективные схемы. У нас более опытные заказчики просто организовывают тендеры, получая, таким образом, всю информацию от участников», – подчеркивает Эдуард Апсит.

Однако говоря о различных оптимизирующих схемах, не следует забывать о том, что прежде всего должны быть созданы условия, при которых стороны были бы заинтересованы в разумной и эффективной трате средств. «К сожалению, сегодня собственник и УК чаще думают о том, как сформировать минимальный бюджет, а не как внедрить эффективную схему управления, при которой заинтересованными в оптимизации были бы обе стороны», – считает Константин Баранов.

Так, например, фиксированное вознаграждение за управленческие услуги при открытом бюджете не гарантирует стремление УК оптимизировать средства. «Кроме того, следует учитывать, что процесс оптимизации несет в себе и определенные риски. И рассматривать те или иные оптимизирующие схемы управляющая компания готова в том случае, если эти риски будут разделены с собственником», – говорит Эдуард Апсит.

По мнению Константина Баранова, повышает мотивацию и более гибкая бюджетная схема, при которой желание оптимизировать имеют обе стороны процесса. «За рубежом жизнеспособна следующая структура взаимоотношений управляющей компании и собственника: стороны оговаривают бюджет, который корректируется ежемесячно или ежеквартально, но при этом существует договоренность, что сэкономленные средства делятся пополам между собственником и УК. Тогда у управляющей компании появляется дополнительная мотивация найти лучшего поставщика, лучший сервис, проанализировать, насколько эффективны бизнес­процессы внутри собственной компании. Такие схемы существуют, но не слишком распространены. Есть ряд западных организаций, которые нанимают управляющую компанию, ставя перед ней такую задачу. Но это исключение. Основная причина – отсутствие достаточного опыта у девелопера: из­за ажиотажного спроса на недвижимость разговор о создании условий для оптимизации средств заходит нечасто», – рассказывает Константин Баранов.

Еще один важный момент – часто переговоры от имени собственника ведет человек, не имеющий практического опыта эксплуатации объекта недвижимости, что негативно сказывается на дальнейшей работе УК. При недостаточном количестве персонала требуется высокое качество работ. Извечный спор – можно ли сделать из одной шкурки восемь шапок. Можно, только вряд ли это удовлетворит заказчика.

Для достижения цели все средства хороши, именно этим руководствуются иногда те, кому победа в тендере нужна любой ценой. Яркий пример – неоправданное занижение услуг УК, что вкупе с непродуманным тендерным предложением поставит под сомнение качество сервиса. «Если собственник смотрит только на цифры, он рискует остаться у разбитого корыта. Конкуренция на рынке растет, и компании, соревнуясь друг с другом, вынуждены снижать цены. Однако есть грань, ниже которой опускаться нельзя, в противном случае пострадает качество. Проигравшим в этой борьбе может оказаться собственник», – говорит Константин Баранов.

Стоимость эксплуатации объекта недвижимости увеличивают различные контролирующие структуры, которые создаются собственником более чем в 50% случаев. «Оптимизация должна начаться с внутренней структуры компании­собственника: нужен ли такой штат дополнительных сотрудников? Не проще ли поменять управляющую компанию или сократить штат до двух человек, которые могут адекватно оценить деятельность УК и быть связующим звеном между собственником и УК», – уверен Константин Баранов.

 

Все сначала!

Увеличивают расходы также и девелоперские ошибки, которые можно минимизировать, подключив к работе над проектом профессиональных экспертов, в том числе и в области управления объектами недвижимости. «Так, девелоперы забывают, что необходимо предусмотреть удобные технологии выноса мусора, уборки мест общего пользования, иногда не учитывают количество сотрудников фирм­арендаторов при планировании столовой, лифтов, систем контроля доступа и пр.», – рассказывает Ярослав Шувалов.

Первые решения, влияющие на стоимость обслуживания, принимаются на этапе проектирования здания. Именно в этот период жизнедеятельности объекта недвижимости участники проекта – девелопер, консультанты, архитектор, проектировщик, генподрядчик и многие другие – собираются вместе для того, чтобы оценить любые проектные решения с точки зрения стоимости строительства, эффективности, сложности реализации.

Но не менее важно получить консультации по стоимости обслуживания объекта недвижимости, так как в долгосрочной перспективе это колоссальные инвестиции, которые могут превысить стоимость самого строительства. «В последнее время все чаще к работе над проектом подключаются управляющие компании. Необходимо как можно раньше изучить все проектные решения, чтобы затем эффективно эксплуатировать объект. Для УК важен не сиюминутный результат, а эффективность вложенных инвестиций в долгосрочной перспективе», – поясняет Евгения Власова, управляющий директор Sawatzky Property Management.

«Зачастую на объекте не обеспечены условия для обслуживания инженерных систем и оборудования или это обслуживание неудобно и затратно», – говорит Ярослав Шувалов.

Например, пульты управления инженерными системами здания часто находятся в нескольких местах. «Это удорожает и усложняет процесс эксплуатации, так как приходится создавать дополнительные пункты круглосуточной охраны и администрирования, – рассказывает Анна Деркач. – Однако этого можно избежать, если на этапе проектирования объекта пригласить экспертов, в том числе и специалистов управляющей компании, которые помогут создать централизованную систему управления».

Увеличивают расходы на управление избыточные проектные решения, отказ которых поможет добиться реальной оптимизации затрат без снижения качества управления объектом. Яркий пример – отказ от лишних входных групп, не влияющих на распределение потоков посетителей, а спроектированных скорее для декоративных функций. Обустройство таких зон требует дополнительных трат на покупку систем безопасности, организацию постов охраны и т. д. По информации Sawatzky Property Management, услуги одного поста охраны для контроля доступа на входной группе стоят около $30 тыс. в год, расходы на техническое обслуживание электронных систем контроля доступа – $10 тыс. в год и т. д.

Также стоит учитывать, что подобные изменения архитектуры на стадии проекта позволяют увеличить арендуемую площадь, что принесет дополнительный доход собственнику.

При проектировании «модных», но крайне дорогостоящих систем, например тотальной автоматизации и диспетчеризации, нужно подумать, нужны ли они.

«Новые здания представляют собой сложные в инженерно­техническом отношении сооружения. Поэтому одной из самых «дорогих» статей расхода является обслуживание и техническая эксплуатация инженерных систем и оборудования, – считает Ярослав Шувалов. – Оптимизировать расходы на это можно при помощи использования современных технологий, к примеру, систем BMS (building management system). Эта система позволяет дистанционно контролировать параметры работы инженерного оборудования, своевременно реагировать на аварийные ситуации, тем самым предотвращать более серьезный ущерб зданию или имуществу арендаторов».

Грамотное внедрение современных технологий и систем управления зданием позволяет снижать издержки на эксплуатацию на 15–20%, на энергоснабжение объекта – на 40%. Несмотря на то что эти системы достаточно дороги, они довольно скоро окупаются.

Оптимизирует расходы на управление выбор надежных и широко представленных на рынке поставщиков. При выборе компании­поставщика предпочтение следует отдавать производителям, имеющим гибкую ценовую политику в отношении сервисного обслуживания. Важно также количество сервисных центров и наличие представительства в Москве. «Ряд проектировщиков, предлагающих инженерное оборудование, имеют прямую материальную заинтересованность, так как получают комиссию от компании­производителя в случае их установки. Консультация управляющей компании позволит собственнику не привязываться к конкретному производителю, а выбрать самый оптимальный вариант с точки зрения качества и стоимости обслуживания. Имея большой спектр сервисных компаний, можно сэкономить до 10–15 и даже 20% расходов на обслуживание инженерных систем», – рассказывает Константин Баранов.

Нередко система диспетчеризации «интеллектуальной начинки» здания запрограммирована таким образом, что вносить какие­либо изменения в ее работу может только компания­производитель. Соответственно со временем цена обслуживания многократно превысит стоимость самого оборудования. «Если эксплуатирующая компания сможет самостоятельно корректировать работу системы диспетчеризации, экономия на обслуживании достигнет 30–40%», – подчеркивает Константин Баранов.

Тепловые насосы вместо традиционных систем кондиционирования также могут сократить расходы на энергоресурсы.

Самой дорогой статьей расхода, по мнению Константина Баранова, является организация физической охраны здания – часто именно здесь задействовано больше всего персонала. Но и тут есть свои «секреты». Оптимизация схемы движения посетителей во входных группах может помочь сэкономить на охранниках.

Оптимизировать расходы позволяет и эффективный выбор отделочных материалов, не броских и удобных в обслуживании. Не лишним станут грамотный контроль и мониторинг расходных материалов, позволяющих выявить ненужные траты.

«Проведение тендеров по выбору подрядных организаций (к примеру, 1 раз в 3 года) тоже способствует эффективности эксплуатации. Зачастую подобные тендеры заканчиваются подписанием договора со старым подрядчиком, но на новых условиях. Кроме того, у нас был очень интересный опыт, когда мы, как может показаться, вопреки логике, поручили выполнение одной и той же операции двум разным подрядчикам. Проанализировав результаты, мы поняли, что добились экономии почти в 10% и получили более качественную услугу – операции выполнялись быстрее», – рассказывает Ярослав Шувалов.

Даже если управляющая компания планирует продолжать работать с постоянным подрядчиком, все равно нужно поинтересоваться расценками компаний­конкурентов. Нередко такой сравнительный анализ также способствует снижению стоимости услуг делового партнера.

 

А где деньги!

Сэкономленные в результате оптимизации средства могут пойти в бюджет управляющей компании или собственника. Арендатор пока лишний на этом празднике жизни – снижение затратной части на стоимость операционных расходов, которые, как правило, арендатор оплачивает помимо арендной ставки, никак не влияет. «В настоящее время практика снижения операционных расходов не получила широкого распространения, поскольку ставка операционных расходов во многих случаях является фиксированной. Зачастую экономия на операционных расходах (иногда даже сверх разумной оптимизации) составляет дополнительный доход собственника», – заключает Ярослав Шувалов.

Александр Аргунов

Вернуться к разделу статей